Программа контроля рекламного агентства

бизнес, доход, заработокОсновная работа в программе ведется в модуле «Заказы». Сначала отображается поиск, который позволяет с легкостью найти нужные заказы: по конкретному менеджеру, статусу исполнения, дате приема или клиенту. Также можно в считанные секунды отыскать требуемый заказ по его уникальному номеру (у каждого он индивидуален). Если мы не укажем поисковые условия, то нам будут выведены все имеющиеся данные.

Сейчас тестовая база пустая. Чтобы добавить новый заказ, нажимаем правой кнопкой мышки и выбираем команду «Добавить». Можем регистрировать предварительные заказы с первоначальным статусом «Отправить коммерческое предложение», а можем добавлять в базу только те заказы, которые в дальнейшем пойдут в производство. Тогда выставляем последующий статус. Если клиент запросил счет на оплату, то новый заказ войдет в программу со статусом «Счет на оплату».

При наличии нескольких производственных отделов мы можем выбрать, в какой именно пойдет данный заказ. Далее указываем дату приема и сдачи. Клиента выбираем из единой базы клиентов. Если его еще нет в списке, то быстро добавим уже известной нам командой «Добавить». В поле «Наименование» обязательно указываем заказываемую продукцию.

Теперь, когда бухгалтер отработает данный этап, отправив заказчику счет на оплату, он переведет заказ в статус «Ждем оплату». А когда поступит оплата от клиента, мы переведем заказ дизайнеру. Технологическая цепочка передачи заказа может быть настроена специалистами под каждую организацию индивидуально. В такой способ можно организовать управление сбытом при помощи еще одного программного продукта УСУ.

Каждый этап исполнения заказа выделяется своим цветом, а на вкладке «История» будет отображаться вся история передач заказа между сотрудниками организации с указанием точной даты и времени. Теперь давайте уделим внимание финансовой стороне. Чтобы проставить стоимость заказа, воспользуемся вкладкой «Доход к оплате». «Услуга» выбирается из заранее настроенного прайс-листа компании. Поступление предоплаты или полной оплаты можем отметить финансовой проводкой на вкладке «Доход оплачено». Например, укажем, что клиент оплатил часть суммы. Оставшаяся задолженность будет видна по каждому заказу.

Если для исполнения заказа требуется работа сторонней компании, то можем отметить это на вкладке «Расход к оплате». Когда ей будет произведена оплата, то отметим платеж на вкладке «Расход оплачено». Складской учет можно вести в этой же программе. Тогда на вкладке «Материалы» можно будет списать продукцию, необходимую для исполнения каждого заказа. Также в данном ПО есть возможность указывать ссылки на связанные с заказом файлы, чтобы, например, при необходимости легко найти дизайнерский макет любого заказа.

Когда заказ дойдет до производственного отдела, там смогут отмечать количество произведенной продукции. Также количество указывается при выдаче готовой продукции заказчику. При этом можно печатать необходимые документы, например, «Накладную на выдачу». Еще есть возможность распечатывать «Бланк заказа». Все документы будут отображаться с логотипом и реквизитами вашей организации.

1. Отчетность

В программе заложен целый комплекс управленческой отчетности, который делится на анализ склада и финансовый анализ. Например, по складу можно посмотреть остатки товара и материалов на любую дату. А денежные средства можно анализировать в различных аспектах.

Можно посмотреть:

  • прибыль по каждой заявке;
  • самых покупающих клиентов;
  • результативность работы каждого сотрудника;
  • полученный доход с каждого вида продаваемой продукции;
  • и много другой полезной для работы информации.

Каждый отчет формируется за любой период времени. А это значит, что вы сможете проанализировать день, месяц и даже целый год. Удачи!