Под архивацией документов понимают процесс систематизации, упорядочивания и хранения документации, которая формируется и используется в ходе работы учреждения. Организация архива позволяет содержать бумаги в порядке и в случае необходимости быстро получать нужный документ. Такая необходимость возникает в период составления бухгалтерской и статистической отчётности, подготовки ответов на запросы граждан или государственных органов, а также в иных ситуациях.
Организация документооборота и архива бумаг требует от исполнителя немалых затрат времени, сил и средств. Кроме того, компании с большим документооборотом сталкиваются с проблемой нехватки места под рабочие документы. На помощь таким предприятиям приходят специализированные фирмы, которые оказывают профессиональные услуги по систематизации и хранению бумаг. При этом архив может находиться на территории компании-заказчика или в хранилище исполнителя. Стоит отметить, что стоимость архивной обработки документов на www.archiv.ru намного ниже затрат на организацию качественного документооборота компании собственными силами.
Архивирование документации осуществляется следующими этапами:
1. Экспертиза ценности бумаг. На этом этапе специалисты определяют историческую, научную и практическую ценность документации. Таким образом, выполняется выборка документов, которые будут храниться в архиве (также на этом этапе устанавливается и срок их хранения).
2. Систематизация документации. Она подразделяется на группы в зависимости от типа документов и срока хранения. Так на предприятии создаются дела длительного, временного или постоянного хранения.
3. Оформление сформированных дел. Этот этап осуществляется в соответствии с требованиями законодательства и состоит из подэтапов:
- переплёт дела;
- нумерация листов;
- заполнение листа-заверителя;
- создание внутренней описи;
- заполнение обложки;
- подготовка исторической справки.
4. Создание предисловий и описей к папкам. Для этого создаётся систематизированный перечень, который включает в себя названия дел.
5. Формирование архива в электронном виде.
6. Подготовка акта передачи бумаг и передача их в хранилище.
В процессе архивации возникает необходимость утилизации документов. Уничтожаются бумаги, не имеющие ценности, и документы, срок хранения которых уже давно истёк. Такая утилизация осуществляется после составления специального акта и согласования его с заказчиком. Удачи!